1. Background Singkat Guzzilla
PT Guzzilla International adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa maintenance alat berat, melayani kebutuhan teknis dari berbagai klien korporat di Indonesia.
Layanan utama mereka meliputi inspeksi alat berat, perawatan (maintenance), pengiriman unit (delivery), pelatihan (training), hingga overhaul.
Saat ini, Guzzilla mengelola puluhan hingga ratusan unit alat berat secara manual dan tersebar di berbagai lokasi, tanpa sistem manajemen terintegrasi yang memadai.
2. Problem & Challenges
Sebelum mengimplementasikan Hando, Guzzilla menghadapi beberapa permasalahan utama:
- Inspeksi alat berat dilakukan secara manual, menggunakan kertas atau formulir bebas tanpa format baku, sehingga hasilnya tidak konsisten dan rawan tercecer.
- Laporan inspeksi sulit ditelusuri secara historis, karena tidak terdokumentasi dengan sistem digital.
- Foto atau video kerusakan terpisah dari laporan tertulis, menyebabkan informasi penting tercerai-berai dan sulit dikompilasi saat dibutuhkan.
- Proses pembuatan quotation dan purchase order (PO) dilakukan secara terpisah, tidak terintegrasi dengan hasil inspeksi, menyulitkan koordinasi antara tim teknis dan tim komersial.
- Efisiensi waktu dan akurasi data menjadi tantangan, terutama karena semua proses masih mengandalkan dokumen offline atau spreadsheet manual.
3. Solusi dari Hando
Untuk menjawab permasalahan tersebut, Guzzilla mengimplementasikan Hando, sebuah platform digital berbasis web dan mobile yang dikembangkan untuk mengelola seluruh proses inspeksi dan administratif secara efisien dan fleksibel.
✅ Fitur Standar yang Diimplementasikan:
- Dynamic Inspection System: memungkinkan tim Guzzilla menyusun berbagai jenis formula inspeksi (untuk berbagai jenis tipe alat berat) hanya dengan mengatur ulang parameter di sistem tanpa perlu development ulang.
- Checklist digital yang mudah dikustomisasi sesuai jenis pekerjaan.
- Laporan inspeksi digital lengkap dengan foto/video dokumentasi, disatukan dalam satu report utuh.
- Histori inspeksi setiap unit dapat ditelusuri secara menyeluruh, memudahkan pengecekan kondisi masa lalu.
🔧 Fitur Pengembangan Khusus (Customization):
- Quotation Management: Hando dikembangkan lebih jauh untuk mendukung pembuatan quotation otomatis berdasarkan hasil inspeksi dan estimasi pekerjaan.
- Purchase Order (PO) Management: fitur baru untuk mencatat dan mengelola PO, baik dari klien maupun internal ke vendor, secara terhubung langsung dengan hasil inspeksi dan quotation.
- Semua data kini terhubung dalam satu alur kerja — dari inspeksi → quotation → PO — mempermudah koordinasi antar departemen dan meningkatkan transparansi.
4. Result & Dampak Implementasi
Meskipun implementasi masih dalam tahap progresif (ongoing), Guzzilla telah merasakan berbagai peningkatan operasional:
| Area | Sebelum Hando | Setelah Hando |
| Proses Inspeksi | Manual, tidak seragam | Digital, fleksibel, berbasis formula |
| Waktu Inspeksi | ± 40 menit | ± 25–30 menit |
| Dokumentasi | Kertas terpisah, tidak menyatu | 100% digital, 1 report dengan foto/video |
| Quotation & PO | Dihitung manual, rawan tercecer | Semi-assisted: kalkulasi otomatis dari form, tersimpan dalam sistem dan mudah ditelusuri |
| Histori Unit | Tidak terdokumentasi | Bisa dilacak penuh, historis dan real-time |
KPI & Estimasi Dampak:
- +25% efisiensi waktu dalam inspeksi lapangan
- 100% data terdokumentasi dan terdigitalisasi
- Lead time dari inspeksi ke PO berkurang hingga 30%
- Peningkatan koordinasi lintas divisi (operasional dan komersial)
