Cara membuat tanda tangan elektronik kini menjadi kebutuhan penting di era serba online, terutama ketika semakin banyak proses administrasi yang beralih ke sistem digital. Tidak hanya digunakan untuk dokumen bisnis, tanda tangan elektronik kini juga menjadi bagian dari berbagai aktivitas operasional, termasuk dalam proses serah terima kendaraan di dealer, bengkel, maupun perusahaan rental.

Penggunaan tanda tangan elektronik menawarkan cara yang lebih cepat dan efisien dibandingkan metode manual. Proses yang dulu mengharuskan pertemuan fisik, pencetakan dokumen, hingga pengarsipan kertas, kini dapat diselesaikan hanya melalui perangkat mobile atau laptop. Bagi perusahaan yang membutuhkan proses serah terima kendaraan, solusi ini menjadi cara praktis untuk mempercepat alur kerja tanpa harus bergantung pada proses administratif manual dengan kertas.

Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?

Sebelum mempelajari cara membuat tanda tangan elektronik, penting untuk memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan tanda tangan elektronik dalam bentuk gambar. Tanda tangan elektronik atau e-signature versi sederhana adalah tanda tangan yang dibuat dalam bentuk file gambar (biasanya PNG atau JPG) yang kemudian disematkan pada dokumen digital seperti PDF atau formulir online. Bentuknya bisa berasal dari hasil scan tanda tangan di kertas maupun dari coretan langsung di smartphone, tablet, atau laptop.

Tanda tangan jenis ini berbeda dengan tanda tangan digital bersertifikat yang menggunakan teknologi enkripsi dan sertifikat resmi untuk verifikasi identitas. Jika tanda tangan digital bersertifikat memiliki kekuatan legal yang lebih tinggi dan cocok untuk transaksi bernilai besar, tanda tangan elektronik berbentuk gambar lebih difokuskan pada kemudahan penggunaan dan kepraktisan dalam proses operasional sehari-hari. E-signature versi sederhana ini tidak menggunakan sistem kriptografi, tetapi tetap valid untuk banyak jenis dokumen internal atau administratif.

Dalam industri otomotif, tanda tangan elektronik sederhana sering dipilih karena prosesnya lebih cepat, fleksibel, dan mudah diterapkan oleh tim lapangan maupun pelanggan. Untuk kebutuhan seperti serah terima kendaraan, pengisian BAST, pemeriksaan kondisi unit, hingga konfirmasi penerimaan, e-signature gambar sudah sangat memadai. Bisnis tidak perlu menyiapkan alat tambahan atau proses verifikasi kompleks, sehingga alur kerja menjadi lebih efisien dan responsif.

Fitur Tanda Tangan Elektronik di Aplikasi HANDO

HANDO adalah aplikasi serah terima dan inspeksi kendaraan yang dirancang agar bisa disesuaikan dengan alur kerja bisnis Anda. Tidak seperti sistem serah terima konvensional yang kaku, HANDO menawarkan struktur modular, fleksibel, dan dapat dikustomisasi, sehingga perusahaan tidak perlu membangun sistem digital dari nol. Anda dapat menyesuaikan form, tahapan proses, hingga alur pengecekan kendaraan sesuai kebutuhan operasional di lapangan.

Salah satu fitur yang sangat membantu adalah e-signature, yang membuat proses serah terima kendaraan menjadi jauh lebih cepat dan efisien. Dengan fitur ini, tim lapangan maupun pelanggan bisa menandatangani dokumen langsung melalui aplikasi tanpa perlu mencetak atau memindai dokumen. Artinya, cara membuat tanda tangan digital di dokumen serah terima kendaraan menjadi lebih mudah, karena pengguna cukup menggambar tanda tangan ke dalam sistem.

Baca Juga: Memahami Apa Itu Fleet Management System dan Fungsinya

Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik dari Aplikasi HANDO

1. Pilih Kendaraan yang Di-assign

Mulai dengan memilih unit kendaraan yang telah ditugaskan kepada Anda. Langkah ini memastikan bahwa seluruh proses inspeksi dan serah terima dilakukan pada kendaraan yang benar.

2. Review Data Kendaraan

Sebelum memulai inspeksi, cek terlebih dahulu  data kendaraan seperti nomor polisi, tipe unit, dll. Pastikan data akurat untuk menghindari kesalahan saat penyusunan laporan serah terima.

3. Lakukan Inspeksi Kendaraan

Mulai proses inspeksi sesuai checklist yang tersedia di aplikasi. Anda dapat menilai kondisi interior, eksterior, mesin, serta melampirkan foto pendukung langsung dari HP.

4. Review Hasil Inspeksi

Setelah checklist selesai, tinjau kembali seluruh data yang telah diisi. Pastikan setiap bagian telah diperiksa dan tidak ada informasi yang terlewat. Jika ada yang perlu diperbaiki, Anda bisa mengeditnya sebelum masuk ke tahap tanda tangan.

5. Buat Tanda Tangan Elektronik

Pada tahap ini, HANDO menyediakan fitur tanda tangan digital yang memungkinkan Anda atau pelanggan menandatangani dokumen langsung dari perangkat. Anda cukup menggambar tanda tangan di layar dan sistem akan menyimpannya sebagai e-signature yang valid untuk dokumen serah terima.

6. Submit Report

Jika semua sudah benar, klik “Kirim”. Aplikasi akan secara otomatis menghasilkan laporan serah terima lengkap dengan data inspeksi, foto pendukung, dan tanda tangan elektronik. Laporan ini tersimpan aman dalam sistem dan dapat diakses kapan saja sebagai bukti transaksi yang sah. Data hasil inspeksi juga akan terkirim ke email yang dituju.

Baca Juga: Jasa Pembuatan Aplikasi BAST Online Kendaraan untuk Industri Otomotif

Memahami cara membuat tanda tangan elektronik menjadi langkah penting bagi bisnis yang ingin mempercepat dan menyederhanakan proses serah terima kendaraan. Dengan beralih dari tanda tangan manual ke e-signature, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi penggunaan kertas, serta memastikan dokumentasi tersimpan lebih rapi dan aman.

Untuk pengalaman yang lebih praktis dan terintegrasi, bisnis otomotif dapat mempertimbangkan penggunaan aplikasi seperti HANDO. Dengan fitur tanda tangan elektronik bawaan, HANDO memungkinkan tim dan pelanggan menandatangani dokumen langsung di aplikasi tanpa proses manual tambahan. Selain itu, alur kerja yang modular dan dapat disesuaikan menjadikan HANDO solusi yang ideal bagi rental mobil, bengkel, dealer, hingga perusahaan logistik kendaraan yang membutuhkan proses serah terima digital yang cepat, aman, dan terstandarisasi. 

Jika Anda membutuhkan penjelasan lebih lanjut mengenai aplikasi serah terima kendaraan ini, silakan hubungi tim kami. Tim HANDO akan dengan senang hati membantu Anda.